Ve firmách to je ovšem konfliktní téma. Když se největší tuzemská firma Škoda Auto rozhodla třetině svých zaměstnanců, kteří mají přístup k počítači a tiskárně v práci, přestat tisknout výplatnice a jen jim je posílat, nečekaně narazila.
„Jsem proti tomu, abychom lidem přidělávali starosti, nejistotu a nutili je do něčeho, co nechtějí. Budeme proti povinné elektronické výplatnici zaměstnance hájit,“ říká předseda odborů ve Škodě Auto Jaroslav Povšík.
Plány Škody Auto však ukazují, že elektronické výplatnice jsou čím dál větším trendem u tuzemských zaměstnavatelů. Podle mluvčího automobilky Jozefa Baláže takovou možnost využívá zatím zhruba pět tisíc zaměstnanců, podmínkou je bezpečnostní čip, který zajistí, že se k výplatnici nedostane někdo jiný.
Podle Lenky Vašíčkové ze společnosti Admio zabývající se zpracováním mezd pro firmy mají o elektronické výplatnice zájem hlavně větší firmy. „U malých podniků s pár zaměstnanci se většinou dál tisknou,“ podotkla Vašíčková.
Podle Baláže přináší elektronická výplatnice zaměstnancům Škodovky řadu výhod. „Zaměstnanci mají výplatní formuláře již třetí pracovní den, eliminují se rizika spojená s distribucí klasických výplatních formulářů. Navíc pokud se zaměstnanci rozhodnou využívat pouze elektronickou verzi, šetří náklady na tisk, obálkování a distribuci papírových výplatních formulářů,“ vypočítává výhody Baláž.
Elektronické pásky jsou bezpečnější
V Česku neexistují žádná data o tom, kolik zaměstnanců dostává výplatnici elektronicky a kolik ještě na papíře. „V zahraničí jsou elektronické výplatní pásky zcela běžné. V Polsku, Maďarsku i na Slovensku se používají běžně, podle kolegů jsou v Maďarsku používány většinou zaměstnavatelů, na Slovensku zřejmě stále převažují papírové,“ říká Martina Kneiflová, partnerka daňového oddělení společnosti EY.
Elektronické výplatnice dostávají zaměstnanci většinou přes zabezpečené stránky, někde je zasílají e-mailem. „Oproti papírovým obálkám jsou elektronické pásky mnohem lépe zabezpečené. Dnešní systémy zaručují, že výplatnice omylem nepřijde někomu jinému, nezapomenete ji na stole ani vám nevypadne z tašky. Navíc se snadno archivují a není problém dostat se k páskám za minulé měsíce,“ dodala Kneiflová.
Jenže i s elektronickými výplatnicemi se může stát, že se údaje dostanou do ruky někoho jiného – ve velkých kancelářích může nastat například situace, kdy si zaměstnanci v jednu chvíli pošlou výplatnici do společné tiskárny a pak si mohou vzít omylem údaje o svém kolegovi.
Firmám kromě nákladů na tisk a papír používáním elektronických výplatnic odpadá mnohdy komplikovaná administrativa spojená s distribucí obálek jednotlivým zaměstnancům.
Vytisknout a uložit
Výplatnice může být dokladem i při žádostech o vyplácení starobního důchodu. Mluvčí České správy sociálního zabezpečení Jana Buraňová proto doporučuje těm, co je dostávají, aby si je tiskli a uschovávali.
„Jde o doklad, kterým lze dodatečně prokázat výši příjmů, například v situaci, kdy se v rámci řízení o dávce důchodového pojištění zjistí, že zaměstnavatel neodevzdal za své zaměstnance evidenční list důchodového pojištění a povinnost již nemůže dodatečně splnit,“ dodala Buraňová. Jde především o případy, kdy zaměstnavatel zanikl, nekomunikuje nebo nemá potřebné doklady.
Zaměstnanci si mohou kontrolu údajů provést i tak, že požádají správu sociálního zabezpečení o zaslání informativního osobního listu důchodového pojištění, na kterém jsou uvedeny všechny doby pojištění, které má ČSSZ ve své evidenci od roku 1986.
